Come gestire il tempo con la matrice di Covey

Se sei un appassionato di time management hai sentito parlare senza ombra di dubbio della matrice di Covey. No? Allora forse la conosci come matrice di Eisenhower. Si tratta di un metodo per la gestione delle priorità, che valuta le tue attività e ti aiuta a disporle secondo criteri precisi massimizzando e ottimizzando la produttività personale. Entra con noi dentro la dimensione dell’organizzazione del tempo, non schierarti dalla parte di quelli che credono che l’organizzazione sia sinonimo di rigidità, altroché, si tratta di un modo per liberarsi di preoccupazioni e disordine. Vediamo come.

Matrice di Covey o matrice di Eisenhower

Diciamolo fin da subito, in realtà questo metodo è molto più conosciuto come matrice di Einsenhower. Perché? Forse perché il presidente degli Stati Uniti era solito pianificare attentamente la propria agenda. A lui si deve la paternità di una frase molto famosa, che riguarda prorio il time management:

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

A partire dagli spunti di Dwight D. Eisenhower negli anni successivi Stephen Covey ideò e approfondì il modello, contenuto anche nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

Ma a cosa serve la matrice di Covey? A ordinare le priorità distinguendo le urgenze dalle attività superflue e imparando a classificare le cose da fare durante la giornata in base al grado di urgenza e di importanza. Sì, lo sappiamo a cosa stai pensando. Il concetto di importante è sempre connotato da un grandissimo “dipende”. Ciò che risulta per te importantissimo potrebbe non esserlo per un altro e soprattutto, una cosa che ti sembra importante adesso magari tra una settimana potrebbe non esserlo più. Proprio per questo è importante imparare a classificare le attività quotidiane, imparando a ordinarle in base alla nostra scala di valori, impostando un’efficace gestione del tempo.

Per fare un’ulteriore precisazione in questo paragrafo introduttivo non possiamo dimenticare di sottolineare che il concetto di “urgente”, a differenza di “importante” è piuttosto oggettivo. E serve spesso per caratterizzare le azioni che necessitano di attenzione immediata o, per intenderci, quelle a breve scadenza.

La struttura della matrice del tempo di Eisenhower

La matrice del tempo si disegna semplicemente tracciando una croce, immaginaria o reale (ad esempio su un foglio di carta o un foglio elettronico e ottenendo quattro quadranti. I quattro quadranti sono così suddivisi, chiamati e connotati:

Q1 = Crisi: urgente e importante

Q2 = Qualità: importante e non urgente

Q3 = Inganno: urgente e non importante

Q4 = Spreco: non importante e non urgente

Ma, come è giusto che sia, questo ti dice molto poco riguardo a quale sia il senso di questi quadranti. Pertanto li vedremo insieme più dettagliatamente, cercando di capire a cosa servono. I

Il Q1 serve per segnare le azioni urgenti, da fare immediatamente, e che non possono essere né procrastinate né tantomeno delegate ad altri. Qui dentro non dovrebbero comparire troppe azioni, l’invito è quello di ridurle all’osso per non perdere il controllo delle attività e stare sempre in una condizione di emergenza.

Il Q2 è quello delle attività importanti ma non urgenti, progetti che non scadono a breve, che lasciano maggiore margine d’azione. Qui di solito finiscono le azioni per il miglioramento personale, i corsi di formazione, lo sport, le azioni utili a migliorare la qualità della vita. Possono essere “leggermente” procrastinate, ma solo leggermente.

Le attività all’interno del riquadro Q3 sono urgenti ma non importanti, interessante vero? Azioni che vengono ritenute comunemente urgenti, ma a volte sono rimandabili o delegabili. Sono quelle cose che ti vengono appioppate dagli altri e che dipendono da situazioni esterne a te, non impiegare troppo tempo per le attività Q3 o ti renderai presto conto che ti ruberanno energie distogliendoti da ciò che ti interessa davvero.

Veniamo all’ultimo riquadro, il famigerato Q4: il riquadro dello spreco di tempo. Sì, dello spreco di tempo. Attività quasi inutili, superflue, le cosiddette distrazioni, che di solito ti metti in testa per una malsana abitudine all’auto boicottaggio.

Covey Matrix: come usarla al meglio

La matrice di Covey o Einsenhower che dir si voglia è, in sintesi, un elenco dettagliato dei tuoi impegni, che vengono messi in ordine sulla base delle tue priorità, tenendo presente quali sono le risorse a disposizione e le scadenze da rispettare.

Come risulta evidente è importante concentrarsi soprattutto sui primi due quadranti, cercando di evitare il passaggio massiccio di attività dal quadrato 2 al quadrato 1, quello delle attività urgenti. L’idea è che se prendi per tempo le attività importanti non diventano tutte urgenti, giusto?

Ecco una parola magica per valutare le attività e identificare le varie attività dei quadranti: TIME. Ricorda ogni lettera e collegala ai diversi quadranti così:

• Q1: T = tassativo
• Q2: I = importante
• Q3: M = mobile o mansione (da dare a qualcuno)
• Q4: E = eliminabile